Resumen

Hay varias funciones de IA que se pueden implementar dentro de SmartSimple, incluyendo:

• +AI Directive: Una función multifacética que puede usarse junto con lenguaje natural, scripts y el procesador de variables para realizar muchas tareas que ahorran tiempo, como analizar texto y rellenar automáticamente campos personalizados, resumir y traducir texto, rellenar campos personalizados con datos extraídos de internet, convertir texto a otros formatos, comparar solicitudes de aplicación con los objetivos del programa y proporcionar una puntuación, y mucho más.
• +AI Vision: Cargue una imagen y haga que la IA responda preguntas específicas sobre el contenido de la imagen sin tener que abrir y examinar la imagen usted mismo.
• Trabajar con +AI: Interactúe con la IA a nivel de registro de manera conversacional. Los usuarios tienen la opción de usar plantillas prehechas y bibliotecas de indicaciones para acelerar procesos comunes.
• +AI Transcription: Genere transcripciones de texto de medios de audio y visuales.

Configuración

Para activar la función +AI dentro de su sistema, por favor siga los siguientes pasos:

SmartSimple habilitará la función +AI en su entorno navegando a Icono de Menú > Configuraciones Globales > pestaña IA > activar Habilitar +AI.

Necesitará adquirir una licencia de OpenAI. Alternativamente, ciertas funcionalidades de +AI están disponibles a través del servicio Azure OpenAI de Microsoft. Se debe comprar una licencia de suscripción para utilizar Azure AI como proveedor de servicios en su sistema. Tenga en cuenta que no se admiten versiones de prueba de suscripciones de Azure. Para opciones de precios disponibles, visite openai.com o azure.microsoft.com.

Para incorporar su licencia en una clave de integración, proceda a Icono de Menú > Configuraciones Globales > pestaña Integraciones > Gestión de Claves de Integración > Añada una clave de integración con el Tipo configurado como "OpenAI".

Nota: No se admiten múltiples claves de integración OpenAI. Solo se permite una clave de integración OpenAI en cualquier momento. Si desea cambiar de proveedor en el futuro, debe eliminar la clave existente.

Configuración de Trabajar con +AI

La función Trabajar con +AI soporta una amplia gama de casos de uso a nivel de registro, desde resumir datos de solicitantes hasta evaluar la calidad de las presentaciones. Las plantillas se configuran a nivel UTA y se ponen a disposición de los usuarios finales a través de una biblioteca curada de indicaciones.

Para crear una nueva plantilla, navegue a Menú > Seguimiento de Aplicaciones > [Editar] Nombre UTA > pestaña Nivel 1 > Trabajar con +AI, luego seleccione + Nueva Plantilla. Tanto los campos Nombre como Título son obligatorios. Una vez configurados, defina el comportamiento de la plantilla en el campo Plantilla usando instrucciones en lenguaje natural combinadas con la sintaxis de variables de SmartSimple.

Los siguientes ejemplos ilustran dos configuraciones comunes:

Ejemplo 1 — Resumen de la Organización del Propietario
Genera automáticamente un resumen de la organización asociada con el propietario del registro.

Ejemplo 2 — Puntuación de la Aplicación
Evalúa la calidad de la presentación contra criterios definidos del programa y devuelve una puntuación.

Configuración de un Resumen Instantáneo de la Aplicación

Esta configuración genera automáticamente un resumen escrito por IA de una aplicación presentada y lo almacena en un campo dedicado, visible solo para el personal interno. Está diseñado para reducir el esfuerzo de revisión manual y mostrar información clave de un vistazo.

Paso 1: Crear el campo personalizado

Agregue un nuevo campo personalizado Caja de Texto – Texto de Múltiples Líneas a su UTA objetivo con las siguientes configuraciones:

• Nombre: txtAIAppSummary
• Título: Resumen de Aplicación Generado por IA
• Permisos: Visible solo para el personal interno cuando el estado del registro sea Presentado (o equivalente)
• Etiquetar como Contenido generado por IA: Activado
• Vista SmartFields: Configurado en Excluir

Paso 2: Configurar el flujo de trabajo

Dentro de un flujo de trabajo existente que se active con el estado Presentado (idealmente la misma tarea utilizada para QuickTags), agregue o actualice una tarea Actualizar Valor de Campo Personalizado llamada AIFieldUpdates con las siguientes configuraciones:

• Suprimir ventana emergente del flujo de trabajo: Activado
• Ejecutar de forma asíncrona: Activado
• Actualizar a valor:

<!--@ai(openai,chatgpt,)-->
Proporcione un resumen de la aplicación a partir de los siguientes detalles: "@SmartFields@"
<!--@aiend-->

Configuración de QuickTags

Los QuickTags son hashtags generados por IA, separados por comas, derivados del contenido de la aplicación. Una vez poblados, pueden mostrarse en vistas de lista para apoyar el filtrado y la categorización rápida en las presentaciones de su programa.

Paso 1: Crear el campo personalizado

Agregue un nuevo campo personalizado Caja de Texto – Texto de Múltiples Líneas a su UTA objetivo con las siguientes configuraciones:

• Nombre: txtAIHashtags
• Título: Hashtags Generados por IA
• Permisos: Visible solo para el personal interno cuando el estado del registro sea Presentado (o equivalente)
• Etiquetar como Contenido generado por IA: Activado
• Vista SmartFields: Configurado en Excluir

Paso 2: Configurar el flujo de trabajo

Dentro del mismo flujo de trabajo y tarea usada para el Resumen Instantáneo de Aplicación (AIFieldUpdates), configure la tarea con las siguientes configuraciones:

• Suprimir ventana emergente del flujo de trabajo: Activado
• Ejecutar de forma asíncrona: Activado
• Actualizar a valor:

<!--@ai(openai,chatgpt,)-->
Genere una lista de 5–10 hashtags separados por comas que mejor categoricen el siguiente contenido: "@SmartFields@"
<!--@aiend-->

Paso 3: Habilitar búsqueda de QuickTag en la vista de lista

En la vista de lista Predeterminada (o equivalente) para el UTA Nivel-1 asociado, agregue la columna txtAIHashtags. Esto permite al personal buscar y filtrar registros por sus etiquetas generadas por IA directamente desde la vista de lista.

Preguntas Frecuentes

¿Qué proveedor de IA utiliza SmartSimple?

SmartSimple es adaptable y puede integrarse con varios proveedores de IA de terceros. Actualmente, nuestra integración predeterminada es con el modelo ChatGPT-4o de OpenAI.

¿Es posible usar nuestro propio modelo ajustado o un modelo diferente con OpenAI?

Sí, puede utilizar su modelo personalizado preferido dentro del modo de automatización de IA ajustando la sintaxis de apertura. Por ejemplo, si desea emplear su propio modelo personalizado con OpenAI, puede especificarlo en la sintaxis como sigue:

<!--@ai(openai:mycompanymodel,chatgpt,2)-->Generar una descripción para una solicitud de subvención para un programa de merienda después de la escuela<!--@aiend-->

¿Podemos usar un proveedor diferente a OpenAI?

Si desea integrarse con un proveedor alternativo, por favor contacte a nuestro equipo de Soluciones de Plataforma o a su gerente de cuenta para más información.

¿Podemos utilizar un proveedor diferente con otras funciones +AI de SmartSimple?

Azure AI puede usarse con el procesador de variables, creación de campos personalizados y +AI Directive. Sin embargo, ciertas funciones de +AI, incluyendo +AI Assistant y +AI Insights, no son compatibles con Azure AI.

Azure AI puede referenciarse en el procesador de variables usando la sintaxis de ejemplo a continuación. El "nombre de despliegue" es un parámetro opcional; si no se especifica, se empleará el modelo configurado en la configuración de Gestión de Claves de Integración por defecto.

<!--@ai(openai:nombre del despliegue,chatgpt,2)-->Instrucciones<!--@aiend-->

¿Quién es responsable de los datos utilizados con la función de IA?

Como con cualquier servicio de terceros accesible a través de SmartSimple, es responsabilidad del controlador de datos (cliente) entender las implicaciones de utilizar cualquier procesador de datos.

Uso de +AI con el Procesador de Variables

Una vez establecida la integración +AI, el modo de automatización puede emplearse en varias áreas del sistema. El procesador de variables existente de SmartSimple ha sido adaptado para permitir la interacción con el proveedor de IA de terceros. Para familiarizarse con la sintaxis y posibles sentencias, puede probar la sintaxis usando el Asistente de Sintaxis de Variables abriendo un registro de objeto y navegando a Herramientas > Modo de Configuración > Asistente de Sintaxis de Variables.

Nota: En la llamada a función @ai(), es imperativo que no existan espacios entre parámetros y comas.

Sintaxis de OpenAI

La sintaxis utilizada para indicaciones en vistas de páginas web y flujos de trabajo es la siguiente:

<!--@ai(openai:Modelo IA,chatgpt,temperatura)-->Instrucciones<!--@aiend-->

Los parámetros se definen como sigue:

• Modelo IA: (Opcional) La designación del modelo de IA que utiliza el servicio. Si el servicio es OpenAI y no se especifica el modelo, se empleará ChatGPT-4o por defecto.
• temperatura: Establece el nivel deseado de aleatoriedad en el texto generado, donde un valor de "0" es el más conservador y un valor de "9" es el más aleatorio.
• instrucción: La indicación en lenguaje natural para la IA. Por ejemplo, "corrige la ortografía: ¿cómo estás hoy?" o "Traduce lo siguiente al japonés: hola, mundo!".

<!--@ai(openai:gpt-4-0163,chatgpt,5)-->
Escribe a @firstname@ @lastname@ un correo electrónico rechazando su solicitud de subvención porque no hay más fondos para solicitantes en Toronto
<!--@aiend-->

<!--@ai(openai:gpt-4-0163,chatgpt,2)-->
Corrige todos los errores ortográficos en el siguiente contenido: @txtApplicationContent@
<!--@aiend-->

<!--@ai(openai:gpt-4-0163,chatgpt,2)-->
Genera un resumen de la aplicación para el siguiente contenido: @txtApplicationContent@
<!--@aiend-->

<!--@ai(openai:gpt-4-0163,chatgpt,2)-->
Formatea la siguiente fecha para que aparezca como 'YYYY-mm-dd': @dateField@
<!--@aiend-->

Azure AI

Azure AI puede utilizarse con el procesador de variables, creación de campos personalizados y +AI Directive. Sin embargo, ciertas funciones de +AI, como +AI Assistant y +AI Insights, no son compatibles con Azure AI.

Sintaxis

Al utilizar Azure AI, la sintaxis empleada dentro del procesador de variables es la siguiente:

<!--@ai(openai:nombre del despliegue,chatgpt,temperatura)-->Instrucciones<!--@aiend-->

Los parámetros se definen como sigue:

• nombre del despliegue: (Opcional) El nombre del despliegue del modelo de Azure en uso. Si no se especifica el nombre del despliegue, se utilizará por defecto el modelo configurado en la configuración de Gestión de Claves de Integración.
• temperatura: Establece el nivel deseado de aleatoriedad en el texto generado, donde un valor de "0" es el más conservador y un valor de "9" es el más aleatorio.
• instrucción: La indicación en lenguaje natural para la IA. Por ejemplo, "corrige la ortografía: ¿cómo estás hoy?" o "Traduce lo siguiente al japonés: hola, mundo!".

Trabajar con +AI

La función Trabajar con +AI, también llamada "Modo Interactivo", sirve para varios propósitos, incluyendo:

• Facilitar la interacción con la IA a nivel de registro en un formato conversacional usando lenguaje natural.
• Ofrecer plantillas preconfiguradas y bibliotecas de indicaciones para que los usuarios finales estandaricen y aceleren el procesamiento de datos de registros para tareas frecuentes.

Nota: Se requiere una licencia de OpenAI para acceder a las funciones de IA en SmartSimple. Además, solo un Administrador Global puede habilitar esta función. Para más detalles sobre facturación e implementación, contacte a su gerente de cuenta o a sales@smartsimple.com.

Configuración

Trabajar con +AI puede activarse en cualquier registro dentro de su sistema SmartSimple Cloud, incluyendo perfiles de organización, perfiles de usuario y registros UTA. Los usuarios pueden interactuar con la IA mediante un formato de llamada y respuesta conversacional — solicitando ayuda para reescribir, traducir o condensar contenido, hacer preguntas de seguimiento y seleccionar plantillas predefinidas para facilitar tareas comunes.

Configuración del Modo Interactivo

1. Navegue a UTA > Configuración > pestaña Nivel 1/2/3 > Trabajar con +AI. En esta página, se pueden establecer instrucciones personalizadas y plantillas.
2. El texto de instrucciones será visible para los usuarios que utilicen la función Trabajar con +AI en un registro específico. Hacer clic en el enlace Instrucciones de Ejemplo llenará automáticamente el campo con instrucciones predeterminadas.
3. En la pestaña Permisos y Disponibilidad, configure el acceso a la función según rol, tipo de registro o estado del registro, luego haga clic en Guardar.

Uso del Modo Interactivo

1. Acceda al registro UTA deseado y seleccione Herramientas > Trabajar con +AI en la barra de acciones superior.
2. Esto abrirá una ventana modal donde podrá ingresar sus indicaciones y modificar la configuración de Temperatura.

Creación de una Plantilla

1. Navegue a UTA > Configuración > pestaña Nivel 1/2/3 > IA > haga clic en Nueva Plantilla.
2. En la pestaña General, asigne un Nombre y un Título a la plantilla. El Título se mostrará a los usuarios durante el proceso de selección de plantilla.
3. Ingrese el contenido de la plantilla en el campo Plantilla. Al referenciar campos específicos del registro, asegúrese de usar el Nombre del Campo en lugar del Título.
4. Especifique quién está autorizado para utilizar esta plantilla en la pestaña Permisos y Disponibilidad.
5. Haga clic en Guardar.

Selección de una Plantilla de Indicación

1. Navegue al registro UTA deseado > Herramientas > Trabajar con +AI.
2. Seleccione la plantilla de indicación preferida de la lista.
3. Configure la Temperatura deseada. Esta configuración controla el nivel de aleatoriedad en la respuesta de la IA, con un valor más bajo resultando en una respuesta más consistente y repetible.
4. Haga clic en Enviar. Después de un breve momento, la IA responderá a la solicitud.

Buenas Prácticas para las Plantillas de Indicación

Al determinar qué indicaciones incorporar en una plantilla, puede ser útil probar sus variables accediendo a cualquier registro UTA y seleccionando Herramientas > Modo de Configuración > Asistente de Sintaxis de Variables. Aquí, puede probar sus expresiones y verificar que sus variables se resuelvan correctamente.

Algunas buenas prácticas recomendadas para la ingeniería de indicaciones según OpenAI son:

• Coloque las instrucciones al inicio de la indicación y use comillas dobles ( " " ) para delimitar las instrucciones del contexto.
• Sea específico y descriptivo respecto al resultado deseado, incluyendo detalles sobre contexto, longitud, formato, estilo, etc.
• Si es necesario, proporcione un ejemplo o formato deseado dentro de la indicación.

Acceso al Registro de Chat de IA

Después de registrar varias sesiones con la IA, puede que desee acceder a un registro de chat previo. Para hacerlo, navegue al registro relevante y haga clic en Registros > Historial de Chat de IA en la barra de acciones superior. Esto mostrará una lista de sesiones de chat previas organizadas por fecha y hora. Haga clic en el botón Ver para cualquier sesión de chat que desee examinar en detalle.